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??上海，江蘇，浙江企業(yè)外出參加展會如何保障展臺設(shè)計制作搭建進度？
良好的展臺搭建進度控制是保證展臺搭建成功的關(guān)鍵因素，很多時候，當(dāng)您在展館現(xiàn)場面對搭建各個環(huán)節(jié)緊張有序地推進，從無到有，從粗糙到精細，可以說是一個賞心悅目的過程。但偶爾會有展商在搭建現(xiàn)場針對展臺進度提出質(zhì)疑，抱怨搭建進度緩慢。在此有必要把這個問題做一個深入的探討，以便了解影響搭建進度的各種內(nèi)外部因素。
由主辦方提供的搭建時間的長短可以被認為是最直接影響搭建進度的因素。首先我們可以把主辦方規(guī)定的搭建時間分成3種，一種是常規(guī)時限，連同搭建和布展一共3天。這個時限在全世界范圍內(nèi)使用最多也最普遍。換句話說，一個普通的90平方米以內(nèi)的特裝展臺在這個時間里完全可以保質(zhì)保量地完成。另一種我們可以稱為超長時限，4天或4天以上都可以歸在此列。最后有一種就是超短時限，指3天以下的搭建時間，最極端的是搭建和布展加起來用1天時間，相對更普遍些的是兩天。
就以往的搭建實踐來看，在美國、德國、荷蘭和巴西等國家舉辦的很多項目上主辦方往往提供非常充足的搭建時間，從4天到6天甚至更長。很少出現(xiàn)因為搭建時間緊張而導(dǎo)致展臺趕工的情況，除非是搭建商本身承接的項目過多而造成人手安排跟不上。比如荷蘭的ISE，新加坡的廣播通信展前后有6天的搭建時間，搭建商可以根據(jù)自身的能力靈活安排入場時間，以保證工期和成本都能兼顧。
與之相反，某些展覽項目的主辦方提供超短搭建時間，究其原因無非有以下幾種：展覽規(guī)模不大，不必要提供過長的搭建時間；展館檔期非常緊張，沒有更合適的展覽時段使得必須要求搭建和撤展在一個非常緊湊的時段內(nèi)完成；主辦方不愿意多花費場地租金，因此選擇了壓縮搭建時間來節(jié)省成本。這種超短搭建時限在印度經(jīng)常會發(fā)生，很多項目從頭到尾只有整48小時，以至于有一種錯覺認為印度的大多數(shù)展覽項目搭建時間都是2天。
主辦方制定該時限的長短大多是考慮一個普遍情況，一般發(fā)生在展覽項目初創(chuàng)階段，原因很簡單，因為展覽規(guī)模比較小。當(dāng)項目在擴張階段，主辦方有時也可能會忽略這個問題或者是反應(yīng)滯后。因為假如從最初的一個展館擴張到3個展館規(guī)模，特裝企業(yè)從無到有再到大面積展臺的逐漸增加，主辦方很難特別注意到其中某個展商的展臺搭建可能會需要更長的時間。只有當(dāng)這樣的特裝越來越多并成為一個新常態(tài)，甚至有些展臺盡全力搭建后仍出現(xiàn)開展后無法交付使用，主辦方才可能會調(diào)整這個搭建時間的長度。
在這種超短搭建期限內(nèi)，一切都依靠趕工，時間上很難游刃有余，搭建進度就往往無法和客人的預(yù)期一致。無論是參展商還是搭建商都需要面對這樣的現(xiàn)實情況并找到解決方案。
展商方面，需要在源頭上對時間進行控制，意味著在設(shè)計中尋找一個平衡點，用空間換時間。以更簡潔的方式來體現(xiàn)設(shè)計意圖。具體來說就是降低設(shè)計難度，首先可以考慮降低展臺高度，盡可能保持在4米以內(nèi)，避免超過這個臨界高度使現(xiàn)場用工數(shù)量和拼裝難度增加。其次減少復(fù)雜構(gòu)件的使用，比如直角代替圓角，線形代替弧形，簡單平面代替多重立體構(gòu)造，部分屋頂或鏤空代替全屋頂結(jié)構(gòu)。還有減少復(fù)雜材料的使用，比如地毯代替地臺和木地板，亞克力代替玻璃，寫真噴繪代替各種燈箱結(jié)構(gòu)，單一材料代替多種材料并存。最后降低表面工藝處理的要求，其中最主要的就是表面涂料或整體噴繪代替表面噴漆、防火板和墻紙貼面等費時工藝。
不少展商認為，搭建完全就是搭建商的事情，有時很容易把甲乙雙方對立起來。展商雖然現(xiàn)場環(huán)節(jié)參與的比例相對比較少，但展臺搭建仍然是一個雙方共同參與的協(xié)作配合過程，尤其在現(xiàn)場環(huán)節(jié)對展商也提出一個要求，那就是不干擾、不打斷施工的進程。尤其是搭建進行到第二天早上是一個非常關(guān)鍵的節(jié)點：整體框架已經(jīng)完成，涂料粉刷進行了一遍或兩遍，但后續(xù)卻仍然還有大量的細節(jié)工作包括最后的涂料，美工，電力燈具等需要在當(dāng)天全部完成。
參展人員若此時到達現(xiàn)場，當(dāng)他們認為這個進度過慢的時候，也不會去關(guān)心實際上整體搭建才剛剛用了1天時間。于是會有各種焦慮，各種催促和各種指導(dǎo)。如同揠苗助長般干擾了現(xiàn)場施工人員的注意力，使得他們無法集中精力完成既定的工作，而把寶貴的時間浪費在雙方的解釋乃至扯皮上。這種干擾毫無疑問會對搭建進程產(chǎn)生負面的影響。
當(dāng)然，并不是說溝通不重要，相反溝通很重要，但所有的細節(jié)問題都應(yīng)該在搭建之前全部反復(fù)溝通完成?，F(xiàn)場需要的是一定的耐心以及在完工后最終的驗收核對，萬一碰到施工過程中出現(xiàn)明顯與施工圖不符合的情況，那么現(xiàn)場需要指出來并要求進行修復(fù)。
改善搭建進度還有一個方式值得一提，在某些項目上主辦方會在展商手冊規(guī)定之外留有一定的時間余地，展商或者搭建商可以采用購買時間的方式提早進場，一般是以天為單位計算?；蛘呤桥R時要求主辦方同意延遲收工時間，這種情況一般發(fā)生在晚上12點之后，需要幾個小時或通宵加班。根據(jù)主辦方的規(guī)定有些或許免費，有些可能就會交一些罰金。
我們認為最有效的辦法還是進行預(yù)搭建。預(yù)搭建可以分成兩種，一種是純粹的結(jié)構(gòu)驗證，無任何涂漆程序。還有一種是結(jié)構(gòu)驗證之外，進行相應(yīng)的涂漆程序，以及部分獨立組件的完整制作。為了加快現(xiàn)場進度，節(jié)省搭建時間，針對超短搭建期限，預(yù)搭建有時可以起到?jīng)Q定作用。通過試搭，可以非常清楚地知道結(jié)構(gòu)是否存在安全隱患，拼裝是否存在難點，把所有風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)并找到最佳解決方案，對于速度的提高是顯而易見。
同時，因為搭建里最耗費時間的往往是涂料部分，很多工作都需要在涂料干燥以后繼續(xù)進行，比如噴繪，貼紙的張貼，有些產(chǎn)品的安裝等，因此在倉庫里先進行框架結(jié)構(gòu)的底色加工，可以減少現(xiàn)場的工作時間。而對于獨立組件的制作，完全就可以做到提前百分百完成，只需要直接拉到現(xiàn)場擺放即可。
改善搭建進度并保證展臺圓滿交付，需要各方面的共同努力，其中搭建商承擔(dān)更多的責(zé)任。一個漂亮的特裝展臺其提升品牌形象的積極意義不僅僅只對參展商和主辦方展覽項目而言，更是可以起到搭建商的樣板房示范作用，是最佳的現(xiàn)場廣告。而展商在搭建進程中的高滿意度也能促進搭建商美譽度的更廣泛傳播，正所謂口碑相傳。
（來源：《進出口經(jīng)理人》第8期）
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